회의 퍼실리테이션

자기 계발서는 읽지 않지만, 최근 온라인 회의가 잦다보니 회의를 효율적으로 진행할 방법을 고민하다가 찾게된 책이다.

2년차 신입 사원 아오이가 회의 문화를 개선하는 과정을 그리면서 효과적으로 회의하는 방법을 설명해 주고 있다.

신입 사원들이 보면 좋겠다. 그리고 회의를 만장일치의 의결 장소로 생각하거나 자신의 생각을 전파하는 시간으로 생각하는 리더가 있다면 역시 추천하고 싶다.

• 회의의 ‘안건’과 ‘할 일’을 명확히 한다
• 회의 종료 조건(그 회의에서 결론을 내야 하는 사항)을 명확히 한다.
• 의제마다 시간을 분배한다.
• 회의 내용을 화이트보드 등에 잘 적는다. 회의 참석자들이 집중하는 효과가 있다.
• 의견 취합 후 정리 과정을 거친다.
• 모여서 의논할 것과 그렇지 않은 것을 구분한다. (이건 꽤 공감가는 내용이다. 여기저기 많은 사람을 불러모으는 것으로 잘 전달된다고 여기는 경우도 많고, 또 그렇게 불려온 사람이 회의에 집중하지 않고 노트북을 두들기는 경우도 매우 많기 때문이다)
• 현상-문제-원인-대책-효과의 순으로 의견을 수렴하고 논의한다.
• 발언하지 않는 사람에게도 의견을 묻는다
  • a.논의를 따라가지 못한다.
  • b. 뭔가 어렴풋이 떠오른 생각이 있지만 정리를 하지 못한다
  • c. 뭔가 하고 싶은 말이 있지만 말하기를 꺼린다
  • d. 다른사람의 의견과 같아서 굳이 말할 필요를 느끼지 못한다.
  • e 처음부터 논의에 별 관심이 없다.
• 회의 참가자가 머리를 쓸 수 있는 질문을 한다 (이건 꽤 좋았다. 내 경우 직설적인 요청이 가장 좋다고 생각했는데, 이런 질문이 오히려 회의를 활성화 시키겠다고 생각한다)

• 회의 목적 별로 프로세스도 도움이 되었다. 순서에 따르면 좀더 효과적으로 의견을 듣고 개진할 수 있겠다.

• 이 책을 이미지 한장으로 정리하면 이렇다.