회신 없는 사람에게 후속 조치하는 방법

아무리 email을 보내도 회신이 없는 사람이 있죠. 이런 경우 효과적으로 대처하는 방법입니다. HBR에서 옮겨요.

원문: How to Follow Up with Someone Who’s Not Getting Back to You

회신 없는 사람에게 후속 조치하는 방법

요약: email에 대한 확인 email을 보내는 것은 특히 여러번 보내야 하는 경우는 매우 어색합니다.그러나 누군가가 첫 번째 요청에 응답하지 않았다고 해서, 그들의 대답이 “아니오”인 것은 아닙니다. 여러분이 필요한 응답을 얻는 데 도움이 되는 6개의 팁입니다.

• 설득력 있는 제목을 쓰세요. 대부분의 email은 모바일 기기에서 읽히므로 짧게 써야 합니다.
• 톤에 유의하세요. 당신이 친근하고 예의바른 사람으로 보이게 말입니다.
• 메시지를 간결하고 쉽게 검색할 수 있도록 합니다.
• 받는 사람이 여러분이 원하는 것을 정확히 알 수 있도록 확실하게 요청하세요.
• 수신자가 빠질 수 있는 방법을 제공하세요. 그것은 겸손함을 보여주고 잠재적인 불편함을 완화시킬 것입니다.
• 끈기 있게 행동하세요. 언제 후속 조치를 취할 지, 언제 손실을 줄이고 계속 진행할 지에 대해 적극성과 올바른 판단을 모두 보여줄 필요가 있습니다.

---

우리 모두 경험이 있습니다. 대화, 정보, 의견 또는 소개를 요청하는 이메일을 보내도 응답이 없습니다. 동료, 고객, 채용 담당자, 급우, 심지어 오랜 친구에게 연락을 하더라도 당신의 일정 내에서 회신을 받을 수 있는 것은 아닙니다.

불만스럽고 실망스럽긴 하지만 응답이 없다고 해서 그들이 당신을 괴롭히고 있는 것은 아닙니다. 관점을 유지하는 것이 중요합니다. 사람들은 종종 일련의 중요한 일과 개인적인 책임을 양손으로 저울질합니다. 당신의 이메일은 아마도 우선 순위 목록 상위 10위 안에 들지 않을 것입니다. 이것을 기억하면 그들의 침묵을 개인적인 것으로 생각하지 않고 후속 메시지를 보내는 것에 덜 주저하게될 것입니다.

그럼에도 불구하고 두 번 이상 추가 연락하는 경우 여전히 어색할 수 있습니다. 다음은 두 번째(또는 세 번째 또는 네 번째) 연락할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 핵심 사항입니다.

설득력 있는 제목을 쓰세요.

이메일의 47%는 제목만 보고 열리거나 삭제됩니다. 연구에 따르면 단 4개의 단어로 된 짧은 제목 줄이 가장 높은 공개율을 보이며 이는 이메일의 3분의 2가 모바일 기기에서 읽히기 때문에 의미가 있습니다.

예를 들어, 제 고객인 Paul은 그의 동료가 새로운 그룹으로 옮긴다는 발표와 함께 커뮤니케이션 계획에 서명할 것을 요구했습니다. “확정 발표 전 팀 커뮤니케이션 계획”이라는 제목으로 보낸 첫 번째 이메일에는 응답이 없었습니다. Paul은 동료에게 다시 이메일을 보내 제목을 “시간 민감: 커뮤니케이션 계획”으로 바꿨고 즉시 답장을 받았습니다.

모든 이메일이 Paul의 메일처럼 긴급한 것은 아니지만 여전히 제목에 대해 신중해야 합니다. “후속 조치” 또는 “체크인”과 같은 일반적인 문구를 사용하지 마십시오. 그것은 모호할 뿐만 아니라 읽는 사람이 반응이 느리다고 느껴 기분 나쁠 수 있습니다(즉각적인 응답을 더 늦추는 것까지). 대신 제목을 활용하여 수신자에게 요청에 대한 간략한 요약을 제공하세요. “X 프로젝트의 다음 단계” 또는 “취업 지원 관련 질문”이라고 할 수 있습니다.

톤에 유의하세요.

email의 톤은 쉽게 잘못 해석될 수 있으므로 친근하고 공손한 메시지를 작성하도록 유의하세요. 연구에 따르면 약간에서 중간 정도의 긍정적인 톤의 이메일은 중립적인 메시지보다 응답률이 10-15% 더 높습니다.

당신의 메시지를 부드러운 넛지로 생각하십시오.

“목요일까지 제 프로젝트에 대한 피드백을 보내주세요”와 “이러한 유형의 프로젝트에 대한 당신의 경험을 감안할 때, 제가 지금까지 수행한 작업에 대한 당신의 피드백을 받고 싶습니다. 이는 우리 팀과 저에게 큰 도움이 될 것이므로 목요일 근무시간 전까지 의견을 보내 주시면 감사하겠습니다.” 전자는 중립적이며 잠재적으로 까다로운 것으로 해석될 수 있는 반면, 후자는 받는 사람에게 약간 더 낙관적이며 감사하는 동시에 수신자에게도 보상이 됩니다. 과도하게 지나치지 않은 아첨은 도움이 됩니다.

짧고 간결한 언어를 사용하십시오.

길거나 조밀한 이메일을 받는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 가장 효과적인 메시지는 짧고 쉽게 읽을 수 있습니다. 연구에 따르면 75~100단어 사이가 이상적으로 51%의 가장 높은 응답률을 보입니다. 즉, 다른 이메일을 전달하는 경라면우 후속 메시지는 더 짧아야 합니다.

또 같은 연구에 따르면 (3학년 독해 수준에서) 간단한 언어를 사용하는 것이 가장 높은 응답률(53%)을 나타냅니다. 길고 복잡한 이메일은 종종 옆으로 치워두고 읽는 사람이 메시지에 집중할 시간이 있을 때 나중에 다시 봅니다. 이것은 긴 이메일은 길수록 잊혀질 가능성이 높다는 것을 의미합니다.

간단하고 간결하게 유지하세요. 예를 들어, “저는 재무 분석가 자리에 지원한 지 얼마 되지 않아 X사의 근무 경험에 대해 다음 주 또는 두 주 동안 이야기할 시간이 있는지 확인하기 위해 알아보고 있습니다.”라고 말할 수 있습니다.

확실하게 요청하세요.

명확하고 직접적인 질문은 당신의 요청을 읽는이에게 분명하게 보여줄 것입니다. 당신이 분명할수록 응답하기가 더 쉽습니다. 실제로 질문을 전혀 하지 않는 것보다 최대 3개의 질문을 하면 응답을 받을 확률이 50% 더 높습니다. 질문은 다음과 같이 표현할 수 있습니다.

“다음 주나 2주 안에 시간 괜찮으세요?”
“윌리엄 번즈에게 소개해 주시겠습니까?”
“앞으로 몇 주 동안 제 개발 우선 순위에 대해 이야기할 시간이 있으십니까?”
“다음 분기에 Women in AI에 관한 컨퍼런스 패널에 참석할 수 있습니까?”

빠질 수 있는 방법을 제공하세요.

누군가가 이메일에 답장을 보내지 않는 한 가지 이유는 도움을 줄 수 없거나 당신의 요청을 수행하는 것이 불편하기 때문입니다. 이메일 수신자가 빠질 수 있는 방법을 주는 것은 불편함을 덜어주고 겸손함을 나타내 상대방이 답장할 가능성을 높입니다.

아래 문구 중 하나를 사용해 보세요.

“당신이 윌리엄을 잘 알지 못한다 해도 저는 충분히 이해합니다.”
“이 포지션의 채용에 관한 다른 지시가 있다면 제게 알려주세요.”
“이 정보를 얻기 위해 연락해야 할 다른 사람이 있다면 알려주세요.”
“너무 바빠서 프로젝트에 대한 피드백을 제공할 수 없거나 시간이 더 필요한 경우 알려주세요.”
“우리 패널에 참여할 수 없다면 다른 여성들에 대한 추천도 환영합니다.”

그들이 바쁘고 할 일이 많다는 것을 인정함으로써 받는 사람에게 체면을 세울 기회를 줄 수 있습니다. 당신이 원하지 않는 것은 당신의 이메일과 부정적인 감정이 연돤되는 것입니다. 이 경우 “당신이 너무 바쁘거나 지금 시간이 좋지 않다면 문제 없습니다.”와 같은 간단한 문장이 잘 작동합니다.

신중하게 끈기를 보여주세요.

연구에 따르면 우리가 필요한 것을 요구하는 것은 불안을 줄이고 자존감, 소속감, 관계의 질을 향상시킨다고 합니다. – 물론 말할 필요도 없이 요청을 성취하는 데 도움이 됩니다. 간단히 말해, 후속 조치를 취하는 노력은 가치가 있습니다.

하지만 끈질긴 것과 성가신 것 사이에는 미묘한 차이가 있습니다. 당신은 언제 후속 조치를 취할 지, 언제 손실을 줄이고 계속 진행할 지에 대해 적극성과 올바른 판단을 모두 보여줄 필요가 있습니다. 일반적으로 첫 이메일을 보낸 후 일주일 후에 첫 번째 후속 메일을 보내기에 좋은 시간입니다. 그러나 요청의 성격, 이전 대화 및 관련 마감일에 따라 더 빨리 후속 조치를 취하는 것이 적절할 수도 있습니다.

시간에 민감한 경우가 아니라면 세번의 후속 조치를 취할 때까지 1주일 정도의 시간을 두면서 각각의 후속 조치는 간격을 조금 더 띄워야 합니다. 상황에 따라 추가로 네 번째의 “승부수”가 있을 수 있습니다. 내 고객 중 한 명이 고위직 면접을 봤는데 채용 담당자는 그녀가 인상적이어서 CEO를 만나길 원한다고 말했습니다. 내 고객은 세 번의 후속 이메일을 보낸 후에도 여전히 ​​아무 소식도 듣지 못했습니다. 마지막 후속 이메일로부터 6주가 지난 후였습니다. 그는 손해 볼 것이 없었기 때문에 채용 담당자에게 마지막으로 한 번더 이메일을 보냈고 몇 분 안에 응답을 받았습니다.

당신에게 회신하지 않는 다른 사람들에게 후속 조치를 취하는 것은 비즈니스와 목표 달성의 불가피하고 필요한 부분입니다. 위의 전략을 사용하여 후속 조치의 효율성을 높이고 필요한 응답을 얻을 수 있습니다.